問題解決手法「現状の把握」とは?

現状把握

現状の把握とは?

 現状把握は、問題解決しようとする管理特性について、現状の状態を正確に客観的に掴み、要因解析の手掛かりを掴むステップです。現状把握を的確にできないと、この後の要因解析や改善効果が上手くいきません。一番重要なステップです。

現時点では、問題は大きくて曖昧な状態です。取り組める具体的な問題にブレイクダウンして、対策の対象を決めることが大切です。大きな問題を小さな問題に分けて、何が一番の問題なのかを調べていきます。

現状把握するための「基本的な3ステップ」

現状把握3ステップ

ステップ①:『現状を調査・分析し”事実やデータ”を把握する』

「現状の事実やデータを洗い出し整理する(ファクトコントロール)」
・先入観を持った判断や、勘・経験だけに頼った感覚的な判断は避け事実やデータを把握する
・現地現物主義で、できるだけ正確な情報・データを収集する

「多方面から事実を把握する」
・時系列の変化や過去の経緯、平均値やバラツキなど、多方面から問題を把握し考える

ステップ②:『問題を細かく層別し具体化する』

「問題を層別して具体的にする」
・大きく・曖昧な問題をモレなく細かく分けて層別し、より具体的な問題に整理する。
・問題を層別できない場合は、「何が・いつ・どこに・誰が」という切り口で整理してみるのも良い。

ステップ③:『具体化された問題に優先順位をつける』

「取り組むべき問題の優先順位の評価指標」
・具体化されたものが解決すべき問題であるかどうか評価し、優先順位をつける

  • 「重要度」・・・問題が広がった時の影響範囲。経済的な影響度の度合い。
  • 「緊急度」・・・早急に対策をしないと重大な結果を招く。時間的制約など。
  • 「拡大傾向」・・・問題を放置しておくと、将来の影響や問題が拡大する度合い。

現状把握のポイントは「三現主義」

問題は必ず現場で発生しているので「現地・現物・現実」の3つの観点から物事を見ていくようにすることです。これはトヨタ自動車でも徹底されていることです。

工場など工程が明確になって、データが取りやすい環境の場合は、三現主義を徹底すればするほど問題を特定しやすくなります。しかし、サービス業や営業職や企画職などは、工程が明確になっている訳ではありません。その場合は、業務フローを見える化し、そのプロセスを明確にすることをオススメします。

整体院サービスプロセス

このように、作業プロセスを分解していくと、どこに問題が隠れているのかが見えるようになってきます。このときのポイントは、漠然と書くのではなく、具体的な作業プロセスを書き出すことです。それにより、自分の業務のどこが上手くいってないか?何が問題なのか?が見えやすくなります。

現状把握の時の注意すべき3つのポイント

ポイント①:問題って、何が?どうなっているの?

現状把握【例】「製品のキズ」を問題点とした場合の例。

  1. キズといっても何種類もキズがあるが、どの種類か?
  2. どの辺に発生するのか?上下?右左?部位はどこ?
  3. どんな時に発生するのか?朝昼夜?休憩前後?
  4. 誰がキズを付けるのか?作業者?工具?部品?

 現地現物で実際に見て、データを収集すると、どのような状況で発生しているかが理解できます。問題解決する上で、知っておかなくてはならない事は沢山あります。これを現状の把握といい、問題解決の上で最も重要なステップです。

ポイント②:問題解決のための解析データ収集期間

 作業者も機械も時期や時間帯などの変化によって、調子の良い時や悪い時があります。これをバラツキといいますが、問題解決の上で最低でも、バラツキが見れる(実力が把握できる)期間のデータ収集は必要です。過去のデータを利用することもできますが、長い期間だと数ヶ月ということもあります。

ポイント③:なぜ、正確な現状把握をする必要があるのか?

 問題解決を行う場合、今までの経験や勘で解決できる場合ももちろんあります。ありますが、全てがそれで解決はできません。特に今までにない問題となると、経験や勘は使えません。ほとんどがやり直しになったり、ひどい場合は解決できないような大問題になってしまう可能性もあります。

 あくまでも事実・データに基づいた科学的なアプローチがよい結果を生みます。データほど、事実を客観的に表しているものはありません。“データ”という“事実”によって現象を把握することにより、的確な判断ができます。

新規受注のためのホームページ成約率を高める現状把握

【参考事例】現状把握の一例

下記は、クライアントの整体院のホームページの成約率を高めるため、コンサルティング前の集客状況をで調べた内容です。※(今回は事例なので、コンサルティング後の結果も合わせて掲載)

クライアント整体院のコンサルティング前後の「新規顧客獲得状況」

今の実力を客観的に把握するため、数字に落とし込んで事実だけを把握します。※推測などは不要、事実だけを把握します。

新規顧客の獲得数の推移(コンサルティング前後の比較)

このようにグラフで数字の推移を追ってみると変化が視覚的に分かりやすくなります。※赤線は目標線になります。以下のグラフでは20人の新規顧客の集客が目標です。

ホームページからの予約率の推移(コンサルティング前後の比較)

※赤線は目標線になります。以下のグラフでは予約率1.0%が目標です。

例えば、製造業で「ホームページから新規受注が取れない、、、」という問題であれば、現状把握できるアクセス解析や『製造業のホームページは、どのように作ればよいですか?』を参照して、ホームページに最低限必要な項目などを調べて、現状把握するとよいでしょう。

また、問題解決(QC手法)を活用したwebサイトの新規開拓で、売上4.1倍になった整体院の事例や、1300万円・2200万円の受注成功している製造業の事例など、成功事例もたくさんありますので『トヨタで学んだ問題解決(QC手法)を使ったwebサイトの新規開拓改善事例』を参照して活用ください。中には、1億2000万円の受注を獲得した事例もあります。

まとめ

現状把握は、問題解決の中で最も重要なステップです。なぜなら、現状把握を的確にできないと、この後の要因解析や改善が上手くいかないからです。

現状把握は、問題解決しようとする管理特性について、現状の状態を正確に客観的に掴み、要因解析の手掛かりを掴むステップですので、推定で物事の事実を掴むのではなく、客観的な事実、つまりデータで事実を把握することが重要です。客観的なデータという事実と今までの経験の二つがあるからこそ、早急な解決が可能になるのです。

問題解決8つのステップ

問題解決ステップ

内容

問題解決の基礎

問題解決のための基礎となる考え方や全体像が理解できる。

①:問題の明確化

あるべき姿、ありたい姿と現状の差(問題)を明確にし、
どの問題を改善するのかを決定する。

②:現状把握

現状の調査・分析を行い、問題を層別・具体化する。
事実とデータで把握することがポイント。

③:目標設定

目標とする項目に基づいて具体的に目標を定める。

④:要因解析

特性に関する現状を調査し、要因を洗い出し、整理・解析する。
問題解決の重要なポイント、真因の検証を行う。

⑤:対策立案

対策案の洗い出しと検討評価を行う。

⑥:対策実施

計画に基づき着実に対策を実行し、進捗状況を定期的に確認する。

⑦:効果確認

現地現物で対策結果の確認し、目標値と比較確認する。

⑧:標準化と管理定着

元に戻らないよう標準化し、効果の拡大を図る。

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